Houd tijd over door het inzetten van systemen

Ik ben erg blij met mijn website. Ook omdat dit één van mijn systemen is, dat mij werk uit handen neemt. Wil je weten hoe dat werkt en welke systemen ook jij eenvoudig in kunt zetten om tijd over te houden? (En dan heb ik het niet alleen over technische oplossingen).

Mijn website helpt mij om mijn werk praktischer te organiseren. Zo zijn bijvoorbeeld de inschrijvingen en de gegevensverwerking voor mijn trainingen beter georganiseerd, kun je direct een afspraak in mijn agenda plannen en heb ik de opvolging van allerlei berichten en acties geautomatiseerd.

Ik laat dus systemen voor mij werken om vervolgens mijn aandacht op belangrijke zaken te kunnen richten. Eigenlijk heb ik dat altijd al gedaan, het is bijna een 2e natuur geworden. Je wordt hierdoor veel productiever, het werken wordt eenvoudiger en je komt gemakkelijker je afspraken na. Door het inzetten van systemen organiseer je alle ‘rompslomp’ uit je hoofd. Als ik een professional train, hengel ik met gemak meer dan honderd open eindjes naar boven. Allemaal stukjes informatie die aandacht vragen. En van al die versnipperde aandacht wordt je niet bepaald productiever en betrouwbaarder. Bovendien levert het nogal wat stress op en dat is jammer en niet nodig. Systemen helpen je dus om ruimte te creëren in je hoofd. Ruimte voor het bedenken van slimme oplossingen en het echte denkwerk. Maar hoe dan?

Maak bijvoorbeeld voor terugkerende klussen, acties en projecten een:

  • draaiboek
  • checklist
  • terugkeerpatroon in je Outlook-agenda /takenlijst en voeg in het veld alle relevante info en acties toe
  • conventioneel Excelletje (misschien ouderwets, maar het helpt me nog steeds)
  • format voor een projectplan

Je gaat tijd investeren om vervolgens tijd vrij te maken. Dus één keer het wiel goed uitvinden en de tweede keer wordt het een kwestie van uitvoeren en afvinken. Al die dingen die moeten gebeuren hoef je niet opnieuw te bedenken en worden zo een peulenschil.

Het klinkt vrij gemakkelijk, maar dat is het waarschijnlijk niet. Je hoeft het natuurlijk niet alleen te doen. Je kunt hiervoor hulp inroepen, net zoals ik dat bij mijn websitebouwer heb gedaan. En wat heeft hij mij goed en met een engelengeduld geholpen.

Misschien heb jij de behoefte om eens met mij te sparren over het praktischer organiseren van jouw werk? Iedere maand selecteer ik 2 deelnemers voor een gratis productiviteitsessie. Hier vind je meer info en kun jij je aanmelden. Wie weet spreken we elkaar binnenkort!

Wil jij ook met meer gemak jouw werk organiseren?

Meld je dan nu aan voor tips en adviezen per e-mail. Ze zijn allemaal gericht op het creëren van tijdwinst, een hogere kwaliteit van werken en meer werkplezier.
Je kunt je op elk gewenst moment uitschrijven. Zie mijn privacy verklaring.
user