Toen ik nog als manager werkte, liep mijn agenda regelmatig over. Daarom heb ik een format ontwikkeld (een Excelbestand) waarin ik al mijn taken en activiteiten vastlegde. Dat gaf mij direct overzicht, hielp me beter prioriteren en maakte het bovendien een praktisch hulpmiddel om verantwoording af te leggen aan mijn directeur.
Ik gaf destijds ook leiding aan meerdere coördinatoren. Zij gebruikten ditzelfde format om inzichtelijk te maken waar hun tijd naartoe ging. Prettig, transparant en heel helpend bij situaties als: “Ik heb het te druk.”
De logische vervolgvraag werd dan: “Waarmee precies?”
Tijdens het VIP-programma deel ik dit format regelmatig en vullen we het samen in. Met behulp van formules rekenen we alles door naar uren per week. Zo ontstaat een realistisch en concreet overzicht. Dat overzicht helpt je om bewuste keuzes te maken: waar wil je meer tijd aan besteden, waar minder?
Is het totaal aantal uren structureel hoger dan je contracturen, dan weet je: zo kan het niet blijven werken. Idealiter zit er ook ruimte in voor onvoorziene zaken en ontwikkelingen. Niemand kan immers 40 uur per week volledig ‘aan’ staan.
Kom je juist (ver) onder je contracturen uit, dan klopt er ook iets niet 😊 Dan mis je waarschijnlijk taken, of lekt er ergens ongemerkt tijd weg.
Hier vind je het format>> Het is een voorbeeld dat ik samen met een leidinggevende heb ingevuld. Je kunt dit eenvoudig aanpassen aan jouw situatie en de formules naar wens wijzigen. Het geeft een helder en eerlijk beeld van waar je tijd daadwerkelijk naartoe gaat.
In de training Plannen en Organiseren als een Pro gaan we hier ook mee aan de slag.
In deze training stroomlijnen we de werkprocessen aan de hand van een simpel stappenplan en noteren de tijdwinst in de kolom tijdwinst, prioriteren (en mogelijk delegeren) in kleur 1 en brengen in kleur 2 in kaart wat energie geeft of kost. Ook dit helpt enorm bij het maken van betere keuzes.
Hoe fijn zou het zijn als je weer tijd creëert voor de écht belangrijke zaken?
Zelf heb ik als ondernemer inmiddels zo’n 20 uur per week bespaard. En dat begon allemaal met het invullen van dit document 😊
Heel veel succes! Meten is weten ✅
