Let op. Dit is een training op zich! Dus zet je schrap als je een ijzersterke planning wilt.
 
Is het voor jou ook lastig om al het werk af te krijgen? Heb je het gevoel dat het te veel is waardoor je onrust ervaart? Je bent hierin echt niet de enige. 70% van de klanten die bij mij instappen ervaren dit en 30% is al redelijk georganiseerd en wil gewoon graag slimmer werken. (Een deel daarvan doet aan struisvogelpolitiek. Deed ik ook 😉).
 
Mijn advies: ga er ‘goed voor zitten’ en maak een ijzersterke planning voor jezelf. En beoordeel waar het anders, beter en slimmer kan. Plan hiervoor voldoende tijd, je verdient het gegarandeerd weer terug. Ik heb hierdoor al met al 20 uren per week bespaard.
 
Ik heb het opgedeeld in 11 stappen.

Stap 1:
Start met een minddump. 
Schrijf alles, maar dan ook alles wat je MOET doen op. Net zo lang totdat je niets meer kunt bedenken.

Start alvast met het prioriteren en ga eventueel taken parkeren of schrappen, zodat overblijft wat je WILT doen.

Stap 2:
Orden hier al je terugkerende taken.
Groepeer ze in categorieën, noteer hoe lang elke taak duurt en of je het in de toekomst kunt standaardiseren, automatiseren, delegeren of elimineren.

Ik laat  even een voorbeeld van mijzelf zien. Hieronder laat ik de taakjes zien behorend bij een incompany groepstraining. Het is niet compleet, maar het gaat om het idee. Bedenk alles wat in je opkomt en scoor iedere taak met een S, A, D of E. Hieronder laat ik zien hoe ik 1,5 uur per groepstraining heb gewonnen. Dit heb ik met ieder werkproces gedaan en ik stond versteld.

Stap 3:
Kijk naar de laatste kolom bij de taken die je hebt opgeschreven.
Stel jezelf deze vragen:

• Hoe kan ik anderen inschakelen om mij hierbij te helpen? 
• Wat zou ik anders doen als geld geen rol speelde?
• Welke technische oplossingen zijn er die je hierbij kunnen helpen?
• Wie kan ik benaderen die deze taken al gestroomlijnd heeft en mij misschien kan adviseren
  

Stap 4:
Werk met Thema-dagen.
Bedenk op welk thema je elke dag de focus kan leggen. Het maakt dat je veel minder versnipperd werkt. Zo heb ik bijvoorbeeld een dag(deel) met vooral - calls met klanten  – marketing en sales - administratie – (persoonlijke) ontwikkeling.

Toen ik nog als manager werkte plande ik op dinsdag (dat was de vergaderdag) zelfs de verstoringen in. Ik kwam tot niets, maar zag wel iedereen, zodat ik alle benodigde informatie kon halen en brengen.

Maar op woensdag als alle moeders met kleine kinderen vrij waren kon ik meters maken. En kijk natuurlijk ook wie wanneer werkt en wie je nodig hebt voor een bepaalde klus of overleg. Ik was ook scholingscoördinator en samen met de ‘secretaresse scholing’ regelden we echt alles binnen 1 dag op woensdag. (Meestal zijn dit functies van minimaal 24 uur).

Stap 5:
Werk met focusblokken.
Ga taken van dezelfde soort batchen. Dit voorkomt switchtasken. De voltooiing van een taak gaat 40% sneller, je bent veel minder foutgevoelig en het kost veel minder energie.

Kijk ook naar de verstoringen. Is het op woensdag of vrijdag rustig op kantoor of heb je een vaste thuiswerkdag, plan daar de focusklussen.

Bedenk verder wat voor jou de uren op een dag zijn waarop jij de meeste energie hebt. De uren waarop je het meeste 'strategische denkwerk' of juist het 'creatieve werk' gedaan kan krijgen. Voor de meeste mensen is dit in de ochtend (vóór 12.00 uur), maar misschien geldt dit niet voor jou? Zorg ervoor dat jij voortaan jouw 'beste' tijden kiest waarin jij jouw focusklussen gaat inplannen.

Stap 6:
Zorg voor routines.
​Wat kan jij doen om ervoor te zorgen dat jij gaat werken met een duidelijke planning? Zijn er routines of gewoontes die je kunt implementeren?

• Bijvoorbeeld: op vrijdagmiddag een moment om je systeem weer up-to-date te maken / de week afsluiten en reflecteren.
• Een vragenuurtje inplannen, zodat je verder ongestoord kunt werken.
• 2 momenten van emailafhandeling per dag en in 1 x het besluit nemen over iedere email en niet weer op ongelezen zetten of een vlag geven. Om te voorkomen dat je deze iedere keer weer opnieuw gaat lezen. Op dit stuk kun je alleen al een uur per dag winnen!
• Alle TO DO’s die door je hoofd spoken, gelijk vastleggen op het juiste moment op de juiste plek.

Stap 7:
Ga aan de slag in je agenda en takenlijst.
Begin met het plannen van je week. Vergeet niet om ook een moment voor planning en reflectie in te plannen. En ook niet om gezellig een kop koffie te drinken met jouw leuke collega of jouw team!

Hoe je alle losse acties (vanuit je email, post its, actielijstjes, actiepunten uit de overleggen enz.) hierin meeneemt leer je in mijn training. En weet dat hier veel in te automatiseren valt! Gebruik categorieën voor een helder overzicht.

Waarom werkt dit zo fijn?

• Het is praktisch omdat je niet hoeft te zoeken. Je begint volledig toegerust aan de taak of de afspraak. 
• Je vergeet niets want alles is vastgelegd. Niets onthouden en niets vergeten kan dus echt! 
• Het voorkomt switchtasken. Je hebt alles overzichtelijk bij elkaar.
• Je gaat niet aan de gang met ‘leukere taken’ die niet bijdragen. Herkenbaar? Voor mij wel 😊
• Je gaat automatisch meer gestructureerd denk over doelen en prioriteiten.
• Je bent pro-actief bezig met doelen i.p.v. reactief met wat toevallig op je pad komt.

Stap 8
Rond je werkdag en werkweek af.
Rond iedere werkdag even af en maak je systeem up-to-date in een weekafsluiting.

Het is een uitstekend moment om te reflecteren op je week. Zorg er in ieder geval voor dat je planning en takenlijst geen open eindjes meer heeft, dat de planning voor de komende week haalbaar is en dat je inbox leeg is. En zorg ervoor dat je een goed opvolgsysteem hebt voor de acties die jij hebt uitgezet bij een ander. Hoe je dit doet leer je uiteraard ook in mijn training.

Echt alle deelnemers vinden dat je door deze review de week prettiger afsluit en met een beter plan de nieuwe week start. Je kunt het werk echt achter je laten (lees weekend vieren) en erop vertrouwen dat je begint met een nieuwe goed georganiseerde werkweek. Het voorkomt een knoop in de maag op zondagavond zoals een klant laatst vertelde.
   
Stap 9
Tijdschrijven
Wat ook helpt is om eens een poosje bij te houden waar jouw tijd naar toe gaat d.m.v. tijdschrijven. Heb jij geen idee waar jouw tijd naar toe gaat? Is het werk nooit klaar en heb je zelfs geen tijd om in een goede planning te investeren? Breng dan eens in kaart waar jouw tijd naar toe gaat / lekt. Ik heb het een periode bijgehouden en ik kwam tot zeer verrassende inzichten. Ik ben echt beter gaan plannen en wist precies welke workflows ik wilde optimaliseren.

Stap 10
Optimaliseren van je Workflows
Ik dacht dat ik het zo goed georganiseerd had, maar door het optimaliseren van mijn workflows heb ik nog weer zoveel gewonnen. (Ga voor dit stuk naar stap 2). Ik heb de afgelopen jaren mijn uren meer dan gehalveerd terwijl ik meer dan dubbel zoveel klanten help.

Als je het gevoel hebt dat het volgen van deze stappen te omvangrijk is om uit te voeren, dan zou je ook kunnen kiezen voor het maken van een ‘sprint’ van bijvoorbeeld een dag(deel).

Stap 11
Sprints
Ik werk graag met sprints. Hiermee bedoel ik dat je bijvoorbeeld een dag of misschien wel een aantal dagen werkt aan een project. Iets wat veel tijd kost maar dat maar niet afkomt omdat dit tussendoor niet te regelen valt.

En probeer nu uit de belemmerende overtuigingen te blijven, zoals:

• Dit kan niet vanwege mijn functie
• Ik kan mijzelf niet zomaar een dag uitplannen
• Hier heb ik het veel te druk voor
• Mijn baas ziet mij aankomen
  

Hier wordt persoonlijk leiderschap aangesproken. En bedenk hoe je een eventuele overtuiging om kunt buigen die wel helpend is. Denken in 'wat kan er wel' helpt veel meer dan denken in 'wat kan er niet'.

Heb jij 'regelruimte' en als ik jouw baas zou zijn en dat belangrijke winstgevende project (in tijd, kwaliteit, geld of wat voor verbetering dan ook) komt af dan zou je per omgaande mijn toestemming krijgen!

​​Zo, je bent er helemaal doorheen 😊 Bedankt voor je tijd en aandacht, ik hoop dat ik je heb geïnspireerd.

Maar nu ben ik benieuwd…
Zet dit jou in de actiestand?
Voel je dat dit precies is wat je nodig hebt om écht stappen te zetten? Niet meer hap-snap, maar gestructureerd en compleet. Met praktische templates, formats die alles helder en overzichtelijk maken. Ik neem je hier in mijn videotraining via o.a. schermopnames helemaal in mee.

Zullen we samen een sprint trekken?
Ik ga graag met je aan de slag in de training Plannen en Organiseren als een Pro. Zodat jij straks vele uren tijdwinst boekt en weer grip krijgt op je werk.

Hier vind je alle informatie over deze training>>

Wil je eerst kennismaken met mij en mijn aanpak?
Meld je dan aan voor mijn gratis masterclass. Daarin deel ik 5 slimme tips om je werk beter te organiseren. Speciaal voor managers en andere ‘regelfuncties’ die structureel tijd willen besparen.

Inschrijven kan hier>>