Switchtasken is het steeds wisselen tussen twee taken die allebei veel aandacht vragen. Onderzoek wijst uit dat switchtasken er o.a. toe leidt dat je tot 40% meer tijd nodig hebt voor de voltooiing van de taak. Bovendien neemt de kans op fouten toe. Probeer hiermee dus rekening te houden en pak je taken één voor één aan. Regie nemen dus. Maar vind jij dat ook zo lastig door alle verstoringen, alle stoorzenders om ons heen?
Al die binnenkomende e-mails worden vaak genoemd als een grote stoorzender. Je zit aan iets belangrijks te werken en je ziet met een schuin oog in een pop-up de e-mail op je bureaublad verschijnen. Vaak lees je snel de eerste regel en weg is je concentratie. Het kan vervolgens wel 10 - 15 minuten duren voordat jij volledig terug bent in je concentratie.
In het boek “een opgeruimde geest van Daniel Levitin” las ik dat de wetenschap dat er een ongelezen e-mail in je inbox zit je effectieve IQ met tien punten kan verlagen. Reden genoeg om alle meldingen voor nieuwe e-mail direct uit te zetten. Dit is zo ongeveer het eerste wat we in de Outlooktraining doen. De manier dus om de focus op jouw taak te houden en het voortdurend schakelen (switchtasken) tussen jouw taken en e-mail te voorkomen.
De telefoon die voortdurend gaat, de collega’s die om de haverklap in de deuropening staan. Bedenk eens in hoeverre dit voor jou van toepassing is en wat je daaraan kunt doen. Vaak is er veel meer mogelijk dan je denkt. We laten het gebeuren, omdat we er al zo aan gewend zijn en zijn we voortdurend aan het switchtasken.
Het zijn de externe stoorzenders die we zo graag de schuld geven van ons gebrek aan concentratie. Toch kun je hier zelf best iets aan doen. In mijn programma’s zitten regelmatig leidinggevenden in de zorg en zij hebben vaak bereikbaarheidsdienst. Misschien is het toch mogelijk de telefoon af te geven aan een collega of secretaresse tijdens een focusklus en jou alleen te storen voor een urgente oproep. En ik weet zeker dat niemand moeilijk gaat doen als jij aangeeft op het werk dat je i.v.m. een focusklus een aantal uren niet gestoord wilt worden.
Alle to do’s die mij te pas en te onpas door het hoofd spoken worden ook vaak genoemd als grote stoorzender.
Als ik een manager help, hengel ik soms wel meer dan honderd open eindjes en ideeën naar boven. Allemaal stukjes informatie die aandacht vragen. En van al die versnipperde aandacht word je niet bepaald productiever en betrouwbaarder.
Extern brein
Zet voor jezelf een overzichtelijk systeem op, waarin je al jouw werk organiseert. Ik noem het ook wel een extern brein creëren. Wat hebben we veel aan ons hoofd. We weten ook dat hoe meer je aan je hoofd hebt, hoe minder je gedaan krijgt. En dat geeft vervolgens stress. Het doel is dus om alle rompslomp uit je hoofd te organiseren.
Ik geloof dat jij het jezelf, door het inzetten van zo’n systeem, een stuk gemakkelijker kunt maken. Een systeem dat voor jou werkt, waar je alles in plant en dat alles voor jou onthoudt. De hoeveelheid werk geeft namelijk meestal geen stress, maar niet afgemaakt en ingepland werk geeft stress.
Het inzetten van zo'n bewezen systeem is wat je o.a. leert als je een training bij mij afneemt. Een systeem dat ervoor zorgt dat jij minder gaat switchtasken. Kijk anders even voor de mogelijkheden op mijn website Organiseer het Goed! Als je kiest voor de online training kun je al binnen 3 minuten starten.
Wil je graag dat ik eerst even met je meekijk, dan heb ik nog een heel mooi gratis aanbod voor je. Iedere maand selecteer ik 2 personen die in aanmerking komen voor een gratis productiviteitsessie van een half uur.
Tijdens deze gratis sessie geef ik je minimaal drie tips om tijd te besparen en slimmer te werken.
Wil je graag in aanmerking komen? Je kunt je hier aanmelden>>
O ja, zou je hieronder nog even willen laten weten wat jouw grootste stoorzender is?
