De begroting, wat een klus. Jarenlang was ik hier verantwoordelijk voor. Zowel inhoudelijk als financieel. En ook hier had ik zo mijn systemen voor ✅
In de tijd dat we nog niet zo gedigitaliseerd waren, had ik daar mijn boekje, Excel en mijn papieren agenda voor 😊 In september hoefde ik alleen het boekje en mijn documenten nog maar te openen en kon alles zo invullen.
Weet je hoe ik dit later bij ging houden? Ik laat het zelfs letterlijk zien in één van de lessen in mijn online training, waarin ik als een leidinggevende aan het plannen en organiseren ben in Outlook.
Ik maakte een taak aan in Outlook, zonder begin- en einddatum en lage prioriteit. Deze heet in dit geval begroting komend jaar. Alle taken zonder datum of lage prioriteit klap je dicht zodat je deze niet ziet. Je klikt deze alleen ‘in het zicht’ open, zodra je iets wilt toevoegen. Ook dat leer je in de training.
Alles wat je gedurende het jaar tegenkomt voor de begroting verzamel je hierin. Van vervanging bureaustoelen tot ontwikkelingen rondom personeel. Van grote investeringen tot opleidingswensen van de medewerkers. Je kunt documenten (zoals offertes), mailtjes, hyperlinks en getypte tekst (de dingen die je door het hoofd spoken) hier in kwijt.
Ik noem dit een ‘verzameltaak’ en gebruik dit trouwens voor meerdere zaken. De kans is natuurlijk aanwezig dat jij niets met begrotingen te maken hebt. Maar je kunt het ook goed gebruiken voor bijvoorbeeld het verzamelen van agendapunten, items voor de nieuwsbrief, jaarplan, jaarrapportages enz. Hoe dan ook, ik vergat nooit iets en was ook altijd heel snel klaar.
Goed, even weer terug naar de begroting. Mocht jij daar nu aan toe zijn en je wilt besparen op de personeelskosten en de medewerkers ondersteunen bij het slimmer en plezieriger werken? Vraag dan gerust een offerte bij mij aan en neem het nog mee in de opleidingsbegroting. Of stuur dit blogbericht door naar diegene die hier over gaat.
De komende maanden geef ik heel veel incompany trainingen bij vele verschillende organisaties. Het gaat ze een flinke besparing opleveren. En dat gaat over zoveel meer dan alleen manuren. Denk aan minder overwerken, minder fouten en faalkosten, minder ziekteverzuim, maar ook minder verloop!
Verder geloof ik erin dat het slim organiseren van het werk naast de positieve invloed op de kwaliteit van het werk, ook positieve invloed heeft op het humeur en de betrouwbaarheid t.a.v. de (werk)relaties.
Hoe zou het voor jouw collega's zijn als ze met meer gemak en minder moeite het werk kunnen organiseren? Dat je jouw medewerkers ondersteunt door middel van training en begeleiding om de werkdruk te verminderen. Dit mogelijk maken wordt altijd zo enorm gewaardeerd door de deelnemers.
Heb je vragen, of wil je hier even over sparren? Dat kan natuurlijk. Stuur dan een mail naar info@organiseerhetgoed.nl en dan kom ik er bij jou op terug.
