Ik zie zoveel leidinggevenden en ondernemende professionals die vol goede moed aan het werk gaan en telkens overweldigd raken door alles wat er bij komt kijken. Heb jij het ook vooral druk met een overvolle inbox, teveel taken en projecten, een planning die wringt en geen tijd voor de werkelijk belangrijke zaken met alle nare gevolgen van dien? Of je denkt dat je best goed georganiseerd bent, maar je vraagt je af of jij je werk nóg slimmer kunt organiseren?
Waarschijnlijk laat jij (onbewust) uren door je vingers glippen door o.a. gebrek aan focus en overzicht, reactief te werken vanuit je email, onrust over alle 'losse eindjes' die door je hoofd spoken en ben je daardoor te druk bezig met het hooghouden van de verkeerde ballen. Dit is waar ik in ieder geval last van had en ook terug zie bij de meeste deelnemers in mijn programma.
Zal ik je helpen om de regie weer over jouw werkdag terug te pakken?
Eerst even een heel concreet voorbeeld. Zet jij een gelezen mail wel eens op ongelezen of geef je hem een vlag? Om vervolgens iedere dag alle ongelezen e-mails of gevlagde berichten opnieuw te lezen om te bepalen of je er vandaag iets mee moet? Zodat je na een poosje moet zoeken, omdat je de benodigde e-mail in de overvolle inbox niet terug kunt vinden. Wist je dat iedere e-mail gemiddeld 7 x wordt gelezen? (7x!) Wat een tijdverspilling. En wat kost jou dat onnodig werken in de inbox naast al die uren nog meer. Denk aan stress, prestaties, resultaat, het niet kunnen werken aan je belangrijke klussen enz.
Hoeveel tijd ga jij winnen als je in één keer de beslissing weet te nemen over iedere e-mail? (en trouwens ook over alle notities in tig kladblokken en de to do's in je hoofd). Dat je alle acties gaat vastleggen op het juiste moment op de juiste plek. Dat je leert plannen, organiseren en een systeem opzet die alles voor je gaat onthouden. Hoeveel uren tijd ga jij hiermee besparen? Wat doet het met je betrouwbaarheid? Wat gaat het je nog meer opleveren? Ik denk ook even aan je privé-leven.
Ik geloof dat het slimmer organiseren van het werk voor iedereen mogelijk is. Stel je voor: een overzichtelijke agenda, een opgeruimde (digitale) werkplek, dagelijks je inbox leeg, een helder hoofd, rust in lijf en leden. Werk komt op tijd af, geen irritaties en frustraties. Je slaapt lekker en staat opgewekt weer op. Je werkt efficiënt, niemand klaagt (ook je partner niet omdat de laptop 's avonds weer eens open moet...) en je hebt geen stress.
Wat je wel hebt is succes. Een plezierige samenwerking met collega’s. Je zaken komen voor elkaar. Afspraak is afspraak. Je staat voor kwaliteit, betrouwbaarheid en optimalisatie. Je weet hoe dingen simpeler, beter en sneller kunnen. 20 uren tijdwinst per maand? Het is makkelijk haalbaar.
