Werk vanuit doelen
Neem de tijd om eens goed na te denken over jouw activiteiten. In hoeverre dragen ze bij aan jouw doelen? Het heeft namelijk geen zin om veel tijd in iets te investeren, als jij of een ander er niets mee op schiet. De oplossing zoek ik in het formuleren van doelstellingen, plannen en niet alles zelf willen doen. Leren nee zeggen tegen bezigheden die je niet kunt of wilt uitvoeren. Prioriteiten stellen dus en indien nodig taken delegeren of schrappen.
De Eisenhowermatrix
Persoonlijk heb ik veel aan het boek “de zeven eigenschappen van effectief leiderschap van Stephen R. Covey” gehad. Hij omschrijft op prachtige wijze hoe jij je activiteiten binnen de 4 kwadranten van de Eisenhower-matrix kunt indelen. De indeling van activiteiten wordt hierbij gemaakt op basis van twee criteria:
Urgentie
Een activiteit is urgent wanneer deze onmiddellijke aandacht vereist en geen uitstel duldt.
Belangrijkheid
Een activiteit is belangrijk wanneer je persoonlijk vindt dat het waarde heeft en bijdraagt aan jouw doelen. Wanneer we deze criteria in één model onderbrengen ontstaan de volgende vier kwadranten.
In de praktijk zie ik vaak dat belangrijke / niet urgente zaken (kwadrant II) ondergeschikt raken aan belangrijke urgente zaken en niet belangrijke urgente zaken (kwadrant I en III). We plannen te weinig, bereiden ons onvoldoende voor en stellen te gemakkelijk belangrijke dingen en belangrijk persoonlijk contact uit, omdat we ons de hele dag laten leiden door de onophoudelijks stroom aan e-mail, verstoringen, inefficiënte en ineffectieve gewoontes, of problemen die we misschien hadden kunnen voorkomen.
Ik denk ook even aan de verstoringen voortkomend uit kwadrant III, waarvan ik het soms ook zo lastig vind om het niet te doen. Een helpende gedachte kan zijn: als ik hier nu ‘ja’ tegen zeg, zeg ik misschien ‘nee’ tegen iets belangrijkers. Neem even de tijd en bepaal wat prioriteit heeft.
En dan kwadrant IV, het wordt ook wel het vluchtkwadrant genoemd. De hele dag in je e-mail werken is bijvoorbeeld ook zo’n kwadrant IV-activiteit. Heel verleidelijk, maar niet effectief.
Je kunt je persoonlijke effectiviteit enorm verhogen door meer gericht te zijn op de belangrijke taken in kwadrant II. Door hierop te focussen zal je productiviteit en kwaliteit verbeteren, waardoor bijvoorbeeld het “brandjes blussen” en het rechtzetten van fouten uit kwadrant I zal afnemen. Natuurlijk blijven er altijd urgente / belangrijke zaken, maar de balans tussen beide zal meer in evenwicht zijn.
Kwadrant II wordt ook wel 'het kwadrant van kwaliteit en persoonlijk leiderschap' genoemd. Om in kwadrant II te werken moet je proactief zijn, want kwadrant I en III zetten je onder druk. Om ‘ja’ te zeggen tegen belangrijke activiteiten uit kwadrant II, moet je leren ‘nee’ te zeggen tegen de bezigheden uit kwadrant III en IV. Daar kan zelfs veel moed voor nodig zijn. Jij bepaalt welke zaken voor jou belangrijk zijn. Ze vloeien voort uit de doelen die jij voor jezelf hebt geformuleerd. Het zijn de activiteiten die impact hebben. Die jou, jouw team, of jouw bedrijf daadwerkelijk een stap verder brengen. Maak keuzes, durf nee te zeggen en durf te schrappen. Meer bereiken door minder te doen.
Alle deelnemers aan mijn trainingen ontvangen altijd een lege Eisenhower-matrix. Mocht je een werkdag achter de rug hebben, waarop je heel hard hebt gewerkt, maar niet de dingen hebt gedaan die je wilde doen, dan is het een goed idee om alle activiteiten eens op deze matrix in te vullen. Het geeft heel mooi inzicht in welk kwadrant je hebt gewerkt, in hoeverre deze activiteiten hebben bijgedragen aan jouw doelen en wat je hierin wilt veranderen.
Wil jij dit ook inzichtelijk maken voor jezelf? Dan kun je deze matrix downloaden.
En wil je graag meer tips ontvangen? Dan heb ik voor jou een e-book geschreven met 5 bewezen praktische tips voor het slimmer organiseren van je werk!
Tips, die jou direct winst opleveren, zodat je niet harder maar slimmer gaat werken!
Je kunt het gratis e-book hier downloaden>>
In de jaren ’80 merkte Francesco Cirillo dat hij maar niks gedaan kreeg wanneer iedereen aan zijn hoofd bleef zeuren en hij constant last had van afleiding. De Italiaan wist dat hij zichzelf en anderen om hem heen moest gaan heropvoeden. Hij pakte een timer uit de keuken (die er toevallig als een tomaat uitzag, ‘pomodoro’ in het Italiaans) en zette hem op 25 minuten. Precies genoeg tijd om een taak gedaan te krijgen en daarna even rust te nemen. Dat bleek prima te werken. Bovendien wist iedereen om hem heen wanneer Francesco ‘midden in een pomodoro’ zat en lieten ze hem met rust wanneer nodig. Deze techniek wordt heel veel toegepast. Op het werk, maar ook onder studenten. Ik pas het zelf ook toe en het werkt fantastisch!
Pak je takenlijst of agenda erbij en verdeel hetgeen voor vandaag in de planning staat in ‘pomodoro’s van 25 minuten. Neem de eerste taak en zet de timer op 25 minuten en begin. Respecteer de tomaat en blijf gedurende deze tijd gefocust op je taak. Je hebt 1 taak, 1 doel en 25 minuten, dus zet nu alles op alles om deze ‘pomodoro’ te behalen. Laat je door niets en niemand afleiden. Schakel meldingen op je pc en telefoon uit en vertel je collega’s dat je niet gestoord wilt worden tijdens je ‘pomodoro’. Als de 25 minuten om zijn, neem je 5 minuten pauze. Vervolgens ga je weer aan de slag met de volgende ‘pomodoro’. Ga door tot je 4 ‘pomodoro’s’ hebt afgerond. Je zult versteld staan van het resultaat.
Laatst heb ik voor studenten workshops timemanagement verzorgd. Ook zij maakten veel gebruik van deze techniek. En daar, waar ik gewoon mijn timer instelde op de telefoon, adviseerden zij mij om de pomodoro focus timer te downloaden 😊🍅 Ik heb het gelijk gedaan en gebruik deze nu.
Wil je meer tips? Kijk dan even bij de blogberichten op mijn website Organiseer het Goed!
Ik kreeg jaren geleden van een klant een briefje. Daarop stonden de 4 regels, inclusief de grote voordelen van “Doe het Direct”. Ik heb haar beloofd dat ik het zou delen.
Probeer dus in één keer het besluit te nemen of, hoe en wanneer je het wilt doen en voer het uit, of plan het in. Ga niet uitstellen en afwachten, maar neem de regie. Ik weet zeker dat je bij het hanteren van deze regels met minder moeite meer gedaan krijgt. En heb je het idee dat er bij jou nog meer aan persoonlijke effectiviteit en efficiency te winnen valt?
Kijk dan voor veel meer tips op mijn website Organiseer het Goed!
Tijdens mijn trainingen wordt er veel geklaagd over de onophoudelijke stroom aan e-mail. Het lijkt wel of het een gewoonte is geworden om alles maar direct te mailen en elkaar te spammen. Vooral dat onnodige allen beantwoorden, met ‘Jan en alleman’ in de CC. En dan is de opbouw ook nog eens zo dramatisch, dat je het meerdere keren moet lezen om te begrijpen wat de essentie is.
Regelmatig laat ik in mijn training een filmpje zien: ‘e-mail, we gebruiken het allemaal. Maar is het echt zo efficiënt?’ Ik vraag dan of dit herkenbaar is. En wat denk je: in de meeste werksituaties is dit het geval.
Ik ben benieuwd of het voor jou ook herkenbaar is.
Ik denk eerlijk gezegd dat het niet eens bewust gebeurt. Het is een gewoonte geworden, mensen denken er niet meer bij na. En daar is natuurlijk iets aan te doen! Maak het bespreekbaar waardoor iedereen zich bewust wordt van dit gedrag. Maak afspraken over bewuster (is deze e-mail echt nodig?) en alleen met een duidelijke boodschap te mailen.
Hieronder vind je 8 afspraken die je heel eenvoudig kunt afstemmen en invoeren.
Lijkt het je een goed plan om dit op het werk eens onder de aandacht te brengen? Reken maar dat het wat oplevert. Maak het elkaar gemakkelijker door simpele afspraken.
En wil jij nog meer tijdwinst t.a.v. jouw e-mailafhandeling behalen? Leer o.a. hoe jij binnen een half uur per dag meer dan 30 e-mails kunt afhandelen, door te beslissen, te automatiseren en gebruik te maken van de functionaliteiten van MS Outlook.
Dat betekent dus iedere dag een lege inbox en 7,5 uren overhouden voor jouw kerntaken. En hoe jij daarnaast ook nog eens het maximale uit die 7,5 uur haalt? Je leert het allemaal in o.a. mijn online training timemanagement en organiseren met Outlook.
Lijkt het je wat? Meer informatie en de mogelijkheid tot inschrijven vind je hier>>
