• OHG
22 okt 2015
oktober 22, 2015

E-mailbeleid

0 reacties

Ik geef met regelmaat de training georganiseerd werken aan teams. In deze training komt o.a. het leren plannen en organiseren met MS Outlook aan de orde. Aan het eind van de training heeft iedere deelnemer MS Outlook optimaal ingericht en een goed werkbaar planningsysteem.

Na de training heeft men de tools in handen om het 0-punt te gaan bereiken. Dat is het moment waarop werkelijk alles binnen de werkplek is doorlopen en over alles een beslissing is genomen. Alle taken zijn omschreven en staan ingepland en de in-box is leeg. Er is een compleet overzicht van alles wat speelt. En dat geeft een fantastisch opgeruimd gevoel. Er is weer ruimte en overzicht en het werken gaat nog leuker worden.

Dat wil je natuurlijk graag zo houden. Wat hier positief aan bijdraagt is het maken van duidelijke afspraken over het e-mailbeleid.

Voorbeeld e-mailbeleid wat we hebben gemaakt tijdens een teamtraining:

• Standaard handtekening en huisstijl gebruiken
• Beantwoording altijd binnen 24 uur een reactie
• Gebruik een duidelijke onderwerp regel (geen vraagje o.i.d.)
• Geef duidelijk aan wie actie moet ondernemen en wat je precies verwacht van de ontvanger
• Maak het de ontvanger gemakkelijk (formuleer dusdanig dat ja/nee beantwoorden voldoende is)
• ‘Allen beantwoorden’ selectief gebruiken
• In geval van doorsturen, indien nodig tussen liggende e-mails verwijderen
• Stuur indien echt nodig ‘CC’ alleen ter informatie – van ontvanger wordt geen actie verwacht
• Er worden geen ‘BCC’s’ verzonden
• Afwezigheid assistent inschakelen indien langer dan 24 uur afwezig voor externe contacten

Dit is een voorbeeld en het beleid is natuurlijk per organisatie verschillend. Misschien is het goed om eens na te denken of je het elkaar door het maken van simpele afspraken gemakkelijker kan maken. Ik denk graag met je mee!

Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

  • CONTROLE *