Sluit je werk voor de vakantie relaxed af en start na de vakantie relaxed weer op!
Met onderstaande 10 tips gaat dat vast en zeker lukken
- Geef ruim op tijd bij je medewerkers en collega’s aan dat je op vakantie gaat, om urgente last minute acties te voorkomen
- Laat jouw vervanger alle relevante e-mail, aandachtspunten en andere zaken tijdens jouw vakantie verzamelen in bijvoorbeeld een ‘taak- of agenda-item in Outlook’ en leg alvast de afspraak voor overdracht vast
- Laat je inbox tijdens jouw vakantie niet vollopen met allerlei nieuwsbrieven en CC-mail, maar laat ze binnenkomen in een speciale map. Deze e-mails vereisen immers niet gelijk actie bij terugkomst van je vakantie. Waarschijnlijk vind je dit zo handig dat deze instelling blijvend wordt
- Plan de eerste week na jouw vakantie niet teveel. Zorg voor een ‘ademende’ agenda, oftewel een agenda met lucht
Acties laatste werkdag voor jouw vakantie:
- Breng je inbox naar 0
- Plaats de acties die je hebt uitgezet in jouw opvolgsysteem, zodat je dit niet hoeft onthouden
- Vermeld in jouw Out of Office:
- Wanneer je weer bereikbaar bent. Laat jouw Out of Office tot de 2e werkdag na je vakantie aan. (zodat je in alle rust op je eerste werkdag je inbox weer naar 0 kunt brengen, je in kunt lezen en alle acties kunt afhandelen / inplannen)
- Wie jouw vervanger is en hoe hij/zij te bereiken is
- Wist je dat je een belangrijke mail van een bepaalde afzender, of met een bepaald onderwerp, direct automatisch kunt laten doorsturen naar jouw vervanger? Ideaal voor als iets gelijk moet worden opgepakt
Eerste werkdag na jouw vakantie:
- Waarschijnlijk tref je na jouw vakantie een overvolle inbox aan. Sla het advies “begin altijd bovenaan bij het organiseren van je e-mail” in de wind, maar sorteer op onderwerp. Je hoeft in de meeste gevallen alleen maar een besluit over de bovenste e-mail in de discussie te nemen, de rest kun je in één keer verwijderen. (let op evt. bijlagen die je nog wilt gebruiken / archiveren). Op deze wijze kun je ook in 1 klik alle afwezigheidsvermeldingen verwijderen. Vervolgens selecteer je op ontvanger om bijvoorbeeld automatisch gegenereerde berichten er in 1 klik uit te gooien. Overweeg even het instellen van een 'regel' of meld je af voor deze berichten. Selecteer ook nog even op pictogram. Dan worden bijvoorbeeld alle geweigerde afspraken onder elkaar gezet om ze vervolgens in 1 klik te verwijderen.
- Check of de acties uit jouw opvolgsysteem zijn uitgevoerd
Als je de tips toepast, is alles na de 1e werkdag weer opgeruimd en ingepland, zodat je op de 2e werkdag weer goed georganiseerd en vol goede moed kunt beginnen.
Wil je deze zomer écht slimmer leren werken en na de zomervakantie met een schone lei beginnen? Dan heb ik een supergaaf aanbod voor je. In mijn online training timemanagement en organiseren met Outlook leer je slim organiseren, wekelijks vele uren tijd winnen en ga je jouw Outlook opruimen en strak inrichten. Zodat je zin hebt om na je vakantie weer te beginnen. Velen gingen je voor (en vooral rond vakantietijd 😊)
Ik wens je alvast een hele fijne vakantie!
